Datenschutz

Datenschutzerklärung

Fürer Treuhand GmbH

Die Fürer Treuhand GmbH, mit Sitz in Hauptwil TG, legt grossen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten. Sie bearbeitet Personendaten unter den Bestimmungen des Schweizerischen Datenschutzrechtes wie dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der Verordnung über den Datenschutz (DSV).

Die vorliegende Datenschutzerklärung beschreibt als allgemein geltende Erklärung, wie Personendaten durch die Fürer Treuhand GmbH erhoben und bearbeitet werden. Sie stellt keine vollumfängliche Beschreibung dar, weshalb spezifische, im Einzelfall geregelte Regelungen und Vereinbarungen dieser Erklärung vorgehen.

Personendaten sind alle Angaben, welche sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Anonymisierte Daten sowie Sachdaten sind vom Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung ausgenommen, soweit daraus keine direkte oder indirekte Identifikation natürlicher Personen möglich ist.

Die Fürer Treuhand GmbH kann die Datenschutzerklärung jederzeit anpassen oder ergänzen. Die aktuelle Version der Datenschutzerklärung ist auf www.fuerer-treuhand.ch publiziert.

1. Kontaktadresse der verantwortlichen Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten ist die Fürer Treuhand GmbH, soweit im Einzelfall nichts anderes geregelt ist.

Unter Beilage einer Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers können Anfragen zum Datenschutz an folgende Adresse gerichtet werden:

Fürer Treuhand GmbH
Hauptstrasse 70
9213 Hauptwil
pascal@fuerer-treuhand.ch

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Für die Ausführung von Aufträgen benötigt die Fürer Treuhand GmbH dafür erforderliche personenbezogene Daten. Nachfolgend sind die Kategorien von betroffenen Personendaten aufgelistet, welche durch die Fürer Treuhand GmbH erhoben und bearbeitet werden:

• Kontaktadressen von Kunden, für welche die Treuhand Fürer GmbH Leistungen erbracht hat oder noch immer erbringt
• Personendaten, welche direkt oder indirekt im Rahmen des Mandatsverhältnisses mitgeteilt werden oder durch die Fürer Treuhand GmbH erhoben werden, sofern sie für die Ausführung des Auftrages notwendig sind
• Personenbezogene Daten, welche bei Benützung der Webseite erhoben werden
• Erhobene Daten für den Versand von Newsletter
• Kontaktadressen von Teilnehmern an Veranstaltungen
• Der Fürer Treuhand GmbH mitgeteilte Daten während Kommunikationen oder Besuchen
• Personenbezogene Daten, welche für vertragliche Beziehungen (z.B. Lieferant, Dienstleistungserbringer oder Berater) notwendig sind
• Bewerbungsdaten von Mitarbeitenden, sofern gesetzliche oder regulatorische Gründe dazu verpflichten
• Daten für die Wahrnehmung der Sorgfaltspflichten (z.B. Prüfung der Bonität, Vermeidung von Interessenkonflikte, etc.)

Detailliertere Informationen findest du in der Beschreibung der jeweiligen Kategorien von Bearbeitungen in Ziffer 3.

3. Kategorien von Personendaten

Ob die Fürer Treuhand GmbH besonders schützenswerte Daten erhebt und welche personenbezogenen Daten bearbeitet werden, hängt von der Geschäftsbeziehung sowie vom jeweiligen Bearbeitungszweck ab. Die Personaldaten und Informationen lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

• Kontaktangaben (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)
• Personalangaben (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, AHV-Nummer, Pass-/ID-Nummer, Stellenbezeichnung)
• Mandatsauftrag (z.B. Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Projekte, Verträge, Lohn- und Personaldaten über Mitarbeitende, Buchhaltung, wirtschaftlich Berechtigte, Eigentumsverhältnisse, Mieter-/Eigentümerspiegel)
• Risikobewertung (z.B. Bonität, Handelsregister)
• Finanzen (z.B. Bankverbindungen, Investments, Beteiligungen)
• Bewerbungen und Mitarbeiter (z.B. Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Protokolle)
• Webseite (z.B. IP-Adresse, Geräte- und Browserinformation, Webseitennutzung, Plugins)
• Marketing (z.B. Anmeldung Info/Newsletter)
• Sicherheit (z.B. Besucherlisten, Zutrittskontrollen)
• Netzwerk (z.B. Netzwerk- und Mailscanner, Telefonanruflisten)
• Rechnungsinformationen (z.B. Leistung, Betrag, Zeitraum, Leistungs- und Rechnungsempfänger)

Unter den personenbezogenen Daten können sich auch besonders schützenswerte Personendaten befinden (z.B. Gesundheitsdaten, Massnahmen der sozialen Hilfe), welche für die Ausübung der Beratungstätigkeit und Treuhanddienstleistungen notwendig sind.

4. Beschaffung von Personendaten

Nebst den Daten, welche die Fürer Treuhand GmbH direkt von der betroffenen Person erhält, beschafft sie sich auch Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen oder erhält Angaben von Dritten, wie z.B.:

• Öffentliche Ämter (z.B. Handelsregister, Grundbuchamt, Betreibungsregister, Steueramt)
• Rechtliche Instanzen (z.B. (Schieds-)Gerichte, behördliche oder gerichtliche Verfahren, Sanktionslisten)
• Publikationen (z.B. Medien, Internet)
• Umfeld (z.B. Familie, Rechtsvertreter, Berater)
• Geschäftspartner (z.B. Banken, Versicherungen, Vertriebspartner, Lieferanten, Kunden)
• Korrespondenz (z.B. Briefe, Mail, Soziale Medien, Chat-Dienste)
• Protokolle (z.B. Besprechungen, Gespräche, Besichtigung, Prozesse, Arbeitszeiten)
• Verträge, Testamente und sonstige Vereinbarungen

Die Quellen sind vielfältig und variieren je nach Geschäftsart- und Beziehung stark. Die Auflistung von Beispielen ist daher nicht abschliessend.

5. Zwecke der Datenbearbeitung

5.1 Erbringung von Dienstleistungen

Die Fürer Treuhand GmbH bearbeitet Daten, welche im Rahmen ihrer Kundenbeziehung oder sonstige Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartner notwendig sind, um ihre Treuhanddienstleistungen zu bewerben, zu erbringen und in Rechnung zu stellen.

Die Dienstleistungen umfassen insbesondere folgende Kategorien:

• Buchführung
• Abschluss
• Finanzplanung
• Personal
• Steuern
• Beratung

Die Dienstleistungen sind individuell durch das Mandatsverhältnis definiert, weshalb die Auflistung der Kategorien nicht abschliessend ist. Das Kundensegment umfasst sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen.

Zur Wahrung von berechtigten Interessen, insbesondere das Interesse der Fürer Treuhand GmbH, gegenüber Kunden optimale Beratungs- und Treuhandleistung zu erbringen, können auch Daten erhoben werden, welche nicht direkt einer aufgeführten Kategorie zugeordnet werden können.

Die Kategorien von Personendaten, welche für die Erbringung der Dienstleistungen erhoben und bearbeitet werden, sind unter Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung aufgeführt.

5.2 Indirekte Datenbearbeitung aus Leistungserbringung

Bei der Erbringung der Dienstleistungen bearbeitet die Fürer Treuhand GmbH auch Personendaten, welche nicht direkt bei den betroffenen Personen erhoben wurden, sofern sie benötigt werden, um die Aufträge im Rahmen des Mandatsverhältnisses zu erfüllen. Betroffene Drittpersonen werden über den Kunden informiert, dass die Daten durch das Treuhandunternehmen erhoben und bearbeitet werden.

Die Kategorien von Personendaten, welche indirekt für die Erbringung der Dienstleistungen erhoben und bearbeitet werden, sind unter Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung aufgeführt. Die Möglichkeiten der Datenbeschaffung sind unter Ziffer 4 aufgeführt.

5.3 Lieferanten, Dienstleister, sonstige Vertragspartner

Im Rahmen des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen werden nebst Informationen zur Rechnung (z.B. Leistung, Betrag, Rechnungsadresse) auch personenbezogene Daten (z.B. Kontaktdaten) erhoben und bearbeitet. Diese werden benötigt, um zu kommunizieren und Leistungen in Anspruch zu nehmen. Unter Umständen können die Personendaten auch dazu genutzt werden, um Interessenskonflikte zu prüfen und sicherzustellen, dass durch die Zusammenarbeit keine ungewollten Risiken eingegangen werden.

Die Kategorien hierzu notwendige Personendaten sind unter Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung aufgeführt.

5.4 Nutzung Webseite

Bei Aufruf der Webseite (www.fuerer-treuhand.ch) legt der Server des Web-Dienstleisters Logfiles an, welche vorübergehend gespeichert werden. Bei der Nutzung dieser allgemeinen Informationen findet keine Zuordnung zu einer bestimmten Person statt. Die Erfassung ist jedoch technisch erforderlich, um die Webseite anzuzeigen und dessen Stabilität sowie Sicherheit zu gewährleisten. Denn diese Logfiles werden dazu verwendet, technische Probleme nachzuvollziehen und zu lösen. Zudem dienen sie zur Abwehr von Angriffen auf die Infrastruktur und zur Unterstützung von Analysen im Falle eines Hackerangriffs. Die Fürer Treuhand GmbH kann die Daten zur Erstellung von Besucherstatistiken verwenden, um die Webseite zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren. Sie wird die Daten jedoch nicht für Direktmarketing, Profiling oder automatisierte Entscheidungen im Einzelfall verwenden.

In den beschriebenen Logfiles sind folgende Daten enthalten:

• IP-Adresse
• Vorherige Webseite, von welcher der Nutzer auf die Webseite gelangt
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• HTTP-Protokollinformationen (z.B. Protokolltyp, http-Requests, Statuscodes, Angaben über transferierte Daten)
• Fehlermeldungen
• Der Typ und die Version des Browsers sowie das Betriebssystem und Modell des Geräts, das der Nutzer verwendet

Personendaten müssen für die allgemeine Nutzung der Webseite nicht direkt offengelegt werden. Bei Nutzung nachfolgender Übermittlungsmöglichkeiten gibt der Nutzer jedoch personenbezogene Daten an, welche gespeichert und bearbeitet werden:

• Kontaktformular
• Informationen, welche über die Webseite übermittelt werden.

5.5 Newsletter-Nutzung

Newsletter werden mit Einwilligung abonniert. Die dazu erforderlichen Daten werden für Newsletter der Fürer Treuhand GmbH verwendet und werden nicht an Dritte weitergegeben. Hierzu werden ausschliesslich folgende Daten gespeichert und verwendet:

• Firma
• Vor- und Nachname
• Adresse
• E-Mail-Adresse

Die Einwilligung für die Übersendung von Newslettern kann jederzeit widerrufen und somit der Newsletter abbestellt werden.

5.6 Teilnahme an Veranstaltungen

Bei Teilnahme von Veranstaltungen der Fürer Treuhand GmbH werden Personendaten erhoben, welche für die Organisation und Durchführung notwendig sind. Zudem werden die Kontaktdaten dazu verwendet, auf weitere Veranstaltungen hinzuweisen. Es kann sein, dass an Veranstaltungen fotografiert oder gefilmt wird und dieses Bildmaterial intern oder extern veröffentlicht wird.

Nebst den unter Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Personendaten können je nach Anlass weitere persönliche Informationen erhoben werden (z.B. Essgewohnheiten, Bilder, Videos).

5.7 Direkte Kommunikation und Besuche

Bei direktem Kontakt (z.B. via Telefon, E-Mail oder Chat) oder bei persönlichen Treffen werden für den Zweck der Kommunikation notwendige Personendaten bearbeitet.

Für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare nutzt die Fürer Treuhand GmbH den Dienst «Microsoft Teams». Zusätzliche Auskünfte über die Bearbeitung personenbezogener Daten durch «Microsoft Teams» befinden sich in deren Datenschutzerklärungen.

Bei Besuch in den Räumlichkeiten der Fürer Treuhand GmbH werden bei Empfang Kontaktdaten erfasst und eine gewisse Zeit aufbewahrt, um die Infrastruktur und Informationen zu schützen.

Nebst den unter Ziffer 3 dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Personendaten können zusätzlich folgende Informationen erhoben werden:

• Randdaten zur Kommunikation (z.B. Dauer der Kommunikation, Kommunikationskanal)
• Aufzeichnungen von Gesprächen (z.B. bei Videokonferenzen)
• Andere Informationen, welche durch den Nutzer während der Verwendung des Videokonferenzdienstes hochlädt, bereitstellt oder erstellt
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma)
• Zeitpunkt und Grund des Besuchs oder der Kommunikation

5.8 Personal

Bewerbungsunterlagen und sämtliche damit bekanntgegebenen Personendaten werden streng vertraulich behandelt und keinem Dritten bekanntgegeben. Sie werden ausschliesslich im Rahmen der Personalrekrutierung und allfälligen Anstellungsverhältnisses bearbeitet. Ohne explizite Zustimmung der Aufbewahrung werden Bewerbungsdossiers nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet, soweit die Aufbewahrung nicht einer gesetzlichen Pflicht unterliegt.

Nach Abschluss eines Arbeitsvertrages werden die Angaben aus dem Bewerbungsprozess zusammen mit den während der Dauer des Anstellungsverhältnisses erhobenen Daten verwendet. Dabei handelt es sich um folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)
• Notfalladressen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, Familienverhältnis)
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma)
• Bewerbungsunterlagen (z.B. Motivationsschreiben, Zeugnisse, Diplome, Lebenslauf)
• Bewertungsinformationen (z.B. Beurteilung Personalberater, Referenzauskünfte, Assessments)
• Interne Protokolle (z.B. Personalgespräch)

Weitere Bestimmungen über die Bearbeitung von Personaldaten sind in den betriebsinternen Anstellungsbedingungen definiert.

6. Rechtsgrundlage

Diese Personendaten werden für die unter Ziffer 5 beschriebenen Zwecke gestützt auf folgende Rechtsgrundlagen bearbeitet:

• Vertragsabschluss oder dessen Abwicklung (z.B. Mandatsverhältnis, Geschäftsbeziehungen, Miete, Personal)
• Gesetzliche Verpflichtung (z.B. im Rahmen der Geldwäschereigesetzgebung, Aufbewahrungspflicht, Nachvollziehbarkeit)
• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Administration, Qualitätsoptimierungen, Risikomanagement, Rechte durchzusetzen, Verteidigung gegen Ansprüche, Prüfung von Interessenkonflikten, Personalrekrutierung)
• Einwilligungen (z.B. Newsletter, Zustellung Marketinginformationen, Teilnahme Veranstaltungen, Webseite, Cookies)

Die Auflistung von Beispielen soll die entsprechenden Grundlagen genauer definieren. Sie ist jedoch nicht abschliessend.

7. Cookies Webseite

Die Fürer Treuhand GmbH setzt auf ihrer Webseite Cookies ein (z.B. temporäre Cookies auf den Endgeräten oder Session-Cookies, welche nach Verlassen der Seite automatisch gelöscht werden). In Cookies werden Informationen erfasst, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Sämtliche Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Der Zweck von Cookies dient lediglich zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit und das Angebot auszuwerten, weshalb die Identität des Nutzers nicht übermittelt oder erfasst wird.

Falls der Nutzer der Webseite Cookies nicht akzeptiert oder sogar vollständig deaktiviert, können nicht mehr alle Funktionen der Webseite genutzt werden.

8. Web- und Newsletteranalyse

Um Aufschluss über die Nutzung der Webseite zu erhalten, das Angebot zu verbessern sowie auch Webseiten von Dritten und Social Media nutzen zu können, setzt die Fürer Treuhand GmbH folgende Web Analyse-Tools und Re-Targeting-Technologien ein:

• Google Analytics
• Google Maps
• Social-Media-Plugins
• Clever Elements (Newsletter)

Diese Tools werden von externen Anbietern bereitgestellt. In der Regel werden die für diesen Zweck gesammelten Informationen zur Nutzung einer Webseite mithilfe von Cookies oder ähnlichen Technologien an die Server des Drittanbieters übertragen. Je nach Anbieter können sich diese Server auch im Ausland befinden.

Die Daten werden in der Regel so übermittelt, dass die IP-Adressen gekürzt werden, um die Identifikation einzelner Endgeräte zu verhindern. Eine Weitergabe dieser Informationen an Drittanbieter erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung notwendig wird.

9. Weitergabe von Daten

9.1 Voraussetzung

Personenbezogene Daten werden nur unter folgenden Gegebenheiten weitergegeben:

• Wenn dies zur Erbringung der Beratungs- und Treuhandleistung notwendig ist
• Falls Dritten die Daten benötigen, um Dienstleistungen für die Fürer Treuhand GmbH zu erbringen
• Wenn eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung die Weitergabe veranlasst
• Falls ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe der Personendaten besteht
• Bei Einwilligung oder Aufforderung der betroffenen Personen

9.2 Übermittlung von Daten

Sofern nicht explizit anders vereinbart, übermittelt die Fürer Treuhand GmbH Buchhaltungsdaten, Lohnadministrationsdaten, Lohnabrechnungen und -ausweise oder andere Dateien grundsätzlich unverschlüsselt.

9.3 Empfänger

Folgende Kategorien von Empfänger können Personendaten von uns erhalten:

• Zweigniederlassungen, Tochter- oder Schwestergesellschaften
• Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Notare, Versicherungen)
• Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte)

Mit Dienstleistern, die im Auftrag der Fürer Treuhand GmbH Personendaten bearbeiten, werden Verträge abgeschlossen, die diese verpflichten, den Datenschutz zu gewährleisten (Auftragsbearbeitungsverträge). Solche Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz oder in der EU / im EWR. Gewisse Personendaten können auch in die USA (z.B. Google Analytics-Daten oder Amazon Web Services-Daten) oder in Ausnahmefällen in andere Länder weltweit übermittelt werden. Sollte eine Datenübermittlung in andere Länder, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (z.B. im Falle von Google oder Amazon) oder anderer geeigneter Instrumente.

10. Aufbewahrungsdauer von Personendaten

Die Fürer Treuhand GmbH verarbeitet und speichert personenbezogene Daten so lange, wie es zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Anforderungen oder der verfolgten Zwecke notwendig ist. Daten werden über die Dauer der Geschäftsbeziehung hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten aufbewahrt. Es ist möglich, dass personenbezogene Daten so lange aufbewahrt werden, wie Ansprüche gegen die Fürer Treuhand GmbH geltend gemacht werden können oder andere gesetzliche Verpflichtungen oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern.

Sobald die Daten für diese Zwecke nicht mehr benötigt werden, erfolgt in der Regel ihre Löschung oder Anonymisierung, soweit dies möglich ist.

Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs) gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

11. Datensicherheit

Angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen schützen Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Die Fürer Treuhand GmbH setzt auf verschiedene Sicherheitsvorkehrungen:

• Weisungen
• Schulungen
• IT- und Netzwerksicherheitslösungen
• Sicherheits-Updates
• Zugangsbeschränkungen
• Passwortsicherheit
• Verschlüsselungen von Datenträgern
• Pseudonymisierung
• Datensicherungen
• Sichere Entsorgung von Daten
• Kontrollen

12. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung müssen bestimmte personenbezogene Daten bereitgestellt werden, die für den Beginn und die Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten notwendig sind. Obwohl Geschäftspartner in der Regel keine gesetzliche Verpflichtung haben, der Fürer Treuhand GmbH diese Daten bereitzustellen, ist der Abschluss oder die Abwicklung eines Vertrags ohne entsprechende Daten nicht möglich. Auch die Nutzung der Webseite erfordert bestimmte Angaben (wie die IP-Adresse), um den Datenverkehr sicherzustellen.

13. Rechte

Personen, von denen die Fürer Treuhand GmbH personenbezogene Informationen erfasst oder bearbeitet, haben folgende Rechte über ihre Daten:

• Auskunft über gespeicherte Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie über Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden
• Berichtigung, falls die Daten nicht korrekt oder unvollständig sind
• Einschränkung der Bearbeitung der Personendaten
• Löschung der bearbeiteten Personendaten
• Datenübertragbarkeit
• Jederzeitiger Widerruf einer Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten
• Beschwerde an eine zuständige Aufsichtsbehörde, sofern rechtlich vorgesehen

Betroffene Personen können ihre Rechte jederzeit und ohne Angabe von Gründen an die unter Ziffer 1 genannte Adresse geltend machen.

Die Fürer Treuhand GmbH behält sich jedoch vor, ihrerseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn sie zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet ist, daran ein überwiegendes Interesse hat oder diese für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigt. Falls für die betroffene Person Kosten dafür anfallen, wird vorab darüber informiert.

14. Änderung der Datenschutzerklärung

Die Fürer Treuhand GmbH behält sich die jederzeitige Änderung dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich vor.